Počuli ste už o metóde Getting things done (GTD)? Chcela by som vám ju predstaviť, pretože si myslím, že by mohla mať potenciál aj pre nás ľudí so zrakovým znevýhodnením. Vychádza totiž z toho, ako mať svoj čas a priestor organizovaný tak, aby sme po prvé na nič nezabúdali a po druhé vedeli nájsť to, čo potrebujeme. Ja ju už v upravenej forme používam niekoľko rokov a už mi to ani nepríde, že by to bolo niečo zvláštne.
Poviete si, veď si všetko pamätám. Aj ja som si to myslela, až kým sa mi nenakopili pracovné aj mimopracovné povinnosti, návštevy lekára, odpoveď na e-maily, ktoré som odoslala, odpoveď na e-maily, ktoré boli poslané mne. Zaujímavý článok, ktorý som našla, ale nemám čas ho čítať. Rôzne online kurzy, ktoré ma zaujímajú, ale buď nemám teraz na ne čas, alebo peniaze. Knihy, ktoré chcem čítať niekedy v budúcnosti, námety na darčeky na Vianoce, končiace predplatné. Námety na články, poznámky k nim. Aj téma tohto článku je zapísaná v mojom zozname úloh týkajúcom sa stránky Technológie bez zraku.
Dnes aj človek, ktorý nevidí, rieši neskutočnú fúru vecí, v ktorých je dobré mať prehľad a systém. Chcela by som vám preto v sérii článkov trošku priblížiť, ako by GTD malo vyzerať a ako ho používam ja. Celý systém mám zachytený v aplikáciách Kalendár, Microsoft To Do a Google Keep.
Čo je to GTD?
Skratka GTD skracuje anglickú vetu alebo skôr výraz Getting things done (Mať všetko hotovo). Ten preklad je krkolomný, ale neviem ho lepšie preložiť. Metódu vymyslel a prezentuje David Allen, ktorý vydal aj knihu s rovnomenným názvom. Vyšla aj v češtine vo vydavateľstve Jan Melvil Publishing. Najmä z tej budú moje články vychádzať.
Ja by som GTD definovala ako metódu, ktorá umožňuje pomocou troch základných cieľov:
Zachytiť všetko, čo je potrebné urobiť, mimo našu hlavu.
Ako David Allen píše, naša myseľ je v podstate hlúpa a nepripomína nám naše úlohy podľa dôležitosti pekne po jednom a v čase, kedy je najlepšie ich zrealizovať. To znamená, že ak myslíte na to, že zajtra máte ísť k lekárovi a zároveň, že v televízii ide večer film, tak vám myseľ bude pripomínať obe veci ako rovnako dôležité. Alebo viete, že zajtra potrebujete kúpiť mlieko, lebo dochádza, ale takisto o pol roka končí predplatné v knižnici, tak vaša hlava nebude pripomínať najskôr to mlieko a potom predplatné. Budete na obe veci myslieť súčasne. A človek nerieši naraz len dve veci. Ak si všetko držíte v hlave, dochádza k preťaženiu mysle a stresu z nedoriešených záväzkov či už voči sebe, alebo voči iným.
Naučiť sa ohľadom všetkých podnetov zo života robiť včasné rozhodnutia a mať poruke plán krokov, ktoré môžeme vykonať alebo prehodnotiť.
To znamená asi toľko, že keď nás v mysli, na našom kuchynskom, pracovnom stole, v zásuvkách niečo ťaží, s čím treba niečo robiť, tak metóda učí, ako si stanoviť rad krokov, pomocou ktorých vieme danú vec uzavrieť. Týka sa to aj takých vecí, ako upratať si police v špajze. Vysvetlím to prakticky. V stole máte zásuvku, kde si hádžete všetky dokumenty z úradov. Príde čas, keď potrebujete niečo nájsť a je zle. Rozhodnete sa preto zásuvku upratať. Lenže na to potrebujete mať niekoľko splnených predpokladov:
- Máte dosť euroobalov, zakladačov, kam budete dokumenty zakladať? Prípadne neoplatí sa radšej všetky oskenovať a uložiť ich elektronicky? Máte dosť miesta na disku počítača? Nebolo by najprv vhodné upratať a uvoľniť si ten alebo zaobstarať si externý disk?
- Ak budete triediť papierové dokumenty, máte aplikáciu, ktorá vám prečíta, aký dokument držíte v ruke? Využijete pomoc asistenta? Ak asistenta, treba sa s ním na tom dohodnúť. Ak aplikáciu, máte ju stiahnutú, viete s ňou pracovať?
- Máte pomôcku, pomocou ktorej dokumenty označíte tak, aby ste ich potom spoľahlivo našli? Napríklad použijete označovanie Braillovým písmom, pomocou PenFriendu, či QR kódov?
A takto môžeme ísť viac a viac do hĺbky, až kým z toho nevyplynú úplne konkrétne kroky. Ten prvý môže byť objednať si z internetu externý disk / kúpiť v papiernictve euroobaly. Alebo zohnať si náhradné nálepky k PenFriendu, alebo vyrobiť si QR kódy. Prípadne stiahnuť si aplikáciu Envision a naučiť sa s ňou pracovať, či zavolať asistentovi a dohodnúť sa s ním.
Informácie v akomkoľvek okamihu spravovať a koordinovať a zohľadňovať úrovne záväzkov voči sebe a iným.
Podľa mňa toto znamená vedieť si naplánovať čas. Vedieť, kedy máte akú udalosť (návšteva lekára), schôdzku, školenie. Mať schopnosť to zároveň odlíšiť od už spomínaného večerného filmu a vedieť si tak povedať, že si nepozriete večer film, lebo ráno nevstanete k lekárovi. Zaznamenáte si obe veci, ale budú mať odlišnú dôležitosť.
Spočíva to tiež v tom, že viete povedať nie, ak sa akákoľvek ponúkaná príležitosť (nová práca, školenie, kniha alebo aj tento článok) už nezmestí buď do vášho kalendára, alebo na to jednoducho nemáte kapacitu. Môžete tak buď príležitosť ignorovať, alebo ak je to možné, zapísať si ju do zoznamu Niekedy, možno. Ak máte deti, zahŕňa to aj záväzky voči nim. Jednak tie neodkladné – zaplatiť v škole za stravu na ďalší mesiac, ale aj tie, ktoré sú podstatné pre vaše deti – podujatia v škole, športové zápasy a podobne. Učí zohľadňovať vašu energiu, vaše pracovné / študijné / zdravotné vyťaženie a vedieť s tým pracovať tak, aby ste mali veci čo najviac pod kontrolou.
Zdola nahor
Ešte jeden aspekt metódy GTD (Getting things done) by som chcela v úvodnom článku zdôrazniť. Allen vo svojej knihe píše, že veľa „seba rozvojových“ metód je založených na tom, že musíte mať ujasnené vaše vízie a ciele do budúcnosti. To je nepochybne dôležité, avšak dosť zle sa ujasňujú postoje k tomu, čo chcem dosiahnuť za 20 rokov, keď v e-mailovej schránke je niekoľko tisíc e-mailov, ako to bolo v mojom prípade. Takisto môžete mať nedoriešené akútne zdravotné problémy vyžadujúce si zdravotnú starostlivosť. Prípadne má vaše dieťa nejaké problémy v škole, ktoré je potrebné riešiť tu a teraz. Alebo máte pred sebou na vysokej 8 skúšok a 4 seminárne práce. Preto Allen stavia na tom, že je potrebné doriešiť si najprv veci, ktoré horia, a potom si ujasniť svoje plány do budúcnosti.
Záver úvodu
David Allen píše, že pôvodne metódu Getting Things Done vymyslel pre manažérov. Avšak sám v knihe uvádza, že môže pomôcť ako dvanásťročnému školákovi, tak žene v domácnosti, kňazovi či vrcholovému riaditeľovi. Ja nie som ani jedno z toho. Som zamestnaný človek, ktorý okrem práce rieši aj svoje záujmy – tvorba stránky. Takisto mám svoje zdravotné problémy (koniec-koncov kto ich nemá), ktoré musím riešiť. A nerada by som zabudla dobré tipy na vianočné darčeky, zaujímavé knihy či kurz. V tomto všetkom mi môže pomôcť metóda GTD a myslím, že aj vám. A je to úplne praktické, Nejde o žiadne ťažko uchopiteľné či duchovné pravdy, s ktorými by sme z akýchkoľvek dôvodov mohli mať problém stotožniť sa.
Ako som spomenula v úvode, ja používam na spravovanie svojich záležitostí najmä aplikácie. Ak vám to však zrak umožňuje a uprednostňujete papier a pero, nič vám nebráni zaznamenávať si veci týmto spôsobom.
V druhej časti už nebudem teoretizovať a pozrieme sa na prvú fázu metódy – zber všetkého, čo nie je dokončené, čo nie je tam, kde to má byť. Allen to nazýva zachytenie / zozbieranie vstupov.
Ak máte pripomienku alebo sa chcete na niečo spýtať, píšte do komentárov pod článkom, na Facebooku či e-mailom. Spojiť sa so mnou a sledovať stránku môžete aj na sociálnej sieti Twitter.