Kategórie
GTD Návody

Ako používať Microsoft To Do naplno

Ako používať Microsoft To Do s čítačom obrazovky, som už popísala v článku na Blindrevue. Odvtedy uplynulo dosť veľa času. Aplikáciu využívam stále a v tomto článku sa pozriem na to, ako ju používať prakticky a naplno.

 

Na čo Microsoft To Do slúži?

 

V prvom rade na zapisovanie úloh či pripomienok. Čo presne tým myslím, sa dočítate v  článku Ako si manažovať čas.

Môžete ho tak využiť sami pre seba na spravovanie si záležitostí, ktoré nemajú presný dátum a čas realizácie. Teoreticky však môže poslúžiť aj na zdieľanie úloh medzi kolegami alebo rodinnými príslušníkmi. Je pravdou, že konkrétna úloha sa stále zdieľať nedá, ale dá sa zdieľať zoznam úloh. To však len v prípade, ak majú kolegovia či rodina Microsoft konto (napríklad prihlasovacie údaje do Skype).

 

Praktické príklady využitia Microsoft To Do

 

Zoznamy

 

V Microsoft To Do je po nainštalovaní niekoľko preddefinovaných zoznamov. Ako vstupná schránka môže poslúžiť zoznam Úlohy, kde si môžete zapisovať všetko, čo vám počas dňa napadne. Triediť ich do jednotlivých kategórií môžete v rámci dennej revízie, kedy si k úlohám sadnete a kompletne ich spracujete. Nemusíte sa spoliehať len na vopred definované, zoznamov je možné vytvoriť toľko, koľko len chcete.

Ja používam Microsoft To Do na základe metódy GTD. To znamená, že si triedim úlohy do viacerých kategórií:

 

  • To, čo viem, že neurobím, si nikde nezapisujem.
  • Úlohy, ktoré zaberú najviac 2 minúty a dajú sa urobiť hneď, robím okamžite a  nikde ich taktiež nezapisujem.
  • Tie, ktoré je potrebné urobiť, ale nie teraz, zapisujem do zoznamu Naplánované.
  • Tie, na ktoré čakám, pretože ich niekomu delegujem, zapíšem do zoznamu úloh Čakám na.
  • No a tie, ktoré neviem či chcem splniť, alebo sú to len nápady do budúcnosti, zadám do zoznamu Niekedy / možno. Medzi nimi bol dlhšiu dobu aj newsletter Zo sveta prístupnosti, ktorý sa mi nakoniec podarilo zrealizovať.

 

No a ešte mám vytvorené zoznamy pre úlohy z práce, námety na články do Blindrevue a na Technológie bez zraku.

Osobne vstupnú schránku nepoužívam, pretože si všetko píšem priamo do príslušného zoznamu. Je to tak v mojom prípade rýchlejšie.

 

Štítky

 

Pokiaľ by ste chceli mať úlohy potriedené podľa projektov a nevyhovuje vám zaraďovanie do zoznamov Naplánované, Čakám na a Niekedy / možno, môžete k úlohám priradiť len príslušný štítok.

Pridáte ho tak, že pred názov úlohy napíšete # (krížik) a popis (napríklad #Čakám na konkrétna úloha).

Pokiaľ má na starosti úlohu niekto iný povedzme z tímu, môžete si pridať štítok s jeho menom, aby ste vedeli, komu sa ozvať, ak niečo viazne (napr. #Ján, #Michaela a podobne).

Takto si budete môcť udržať poriadok v tom, ktoré úlohy sa týkajú vás, ktoré nie, ktoré majú vysokú prioritu, alebo sú to len nejaké nápady.

Výhodou je, že si potom viete podľa štítka úlohy vyfiltrovať. Takže napríklad poklepete na štítok Čakám na a zobrazíte všetky úlohy s týmto označením. Alebo poklepete či v počítači aktivujete Enterom štítok #Michaela a uvidíte všetky úlohy, ktoré ste jej zverili.

Dobrým pomocníkom pri štítkovaní je, ak si vytvoríte zoznam úloh, v ktorom každá úloha bude predstavovať len 1 konkrétny štítok. Bude sa vám v nich ľahšie vyhľadávať.

 

Skupiny zoznamov

 

Zoznamy úloh je možné zaraďovať ešte do skupín. Môžete si tak urobiť skupiny podľa vašich rolí alebo oblastí, či záujmov: Práca, škola, rodina a podobne. Viem si to predstaviť najmä v pracovnej oblasti. Pokiaľ máte totiž na starosti v práci niekoľko projektov, kde každý z nich potrebuje svoj zoznam úloh a nestačí úloha s jednotlivými krokmi, ľahšie si udržíte poriadok. Taktiež môžete oddeliť rodinné či osobné záležitosti od tých pracovných.

Skupinu vytvoríte v mobilnej aplikácii poklepaním na tlačidlo Vytvoriť skupinu. V počítači sa presuniete Tabulátorom na tlačidlo Vytvoriť skupinu a aktivujete ho Enterom. Zadáte jej názov a v počítači len stlačíte Enter, v mobilnom telefóne potvrdíte Vytvoriť skupinu.

Zoznam do skupiny premiestnite tak, že v počítači na zozname vyvoláte kontextovú ponuku, vyberiete šípkami hore a dolu premiestniť do a pravou šípkou rozbalíte ponuku so skupinami. Tu si vyberiete, kam konkrétny zoznam chcete presunúť a potvrdíte Enterom.

Skupiny sa na rozdiel od zoznamov úloh nedajú zdieľať.

 

Šablóny

 

Môžu pomôcť, pokiaľ si chcete na nejakú opakujúcu sa udalosť vytvoriť proces. Microsoft To Do natívne neumožňuje vytvárať si niečo, čo by bolo pomenované ako Šablóna. Viete to však urobiť práve cez Skupiny zoznamov.

To znamená, že dajme tomu každoročne chodíte na dovolenku či do kúpeľov. Potrebujete zrejme každý rok zohnať ubytovanie, kúpiť lístky / letenky, dokúpiť nejakú nutnú zásobu liekov, aktualizovať kozmetiku, zbaliť veci a podobne. Toto všetko si môžete vytvoriť dopredu a len to každý rok skopírovať a opakovať.

Najjednoduchšie je vytvoriť si skupinu Šablóny a sem priradiť zoznam Dovolenka, kde si všetky tieto úlohy nahádžete. Potom pred dovolenkou len na zozname vyvoláte kontextovú ponuku, zvolíte Duplikovať zoznam a kópiu zo šablón premiestnite tam, kam potrebujete.

Nemusíte tak každý rok vytvárať to isté dookola.

 

Záver

 

Microsoft To Do je podľa mňa jedna z najkomplexnejších aplikácií na spravovanie svojich pripomienok či úloh. Je v slovenčine a na 100 % prístupná. No a keďže je multiplatformná (využijete ju na počítačoch s Windowsom aj macOS aj na mobiloch s Androidom a iOS), za mňa nie je čo riešiť. Pokiaľ ste štruktúrovaný typ človeka, ktorý chce mať svoje záväzky pod kontrolou, odporúčam ju skúsiť.

Ak sa chcete niečo spýtať, píšte na Facebooku, Twitteri, do komentárov pod článkom či e-mailom. Pokiaľ sa prihlásite aj na odber newslettera, môžete sa každý mesiac tešiť na informácie Zo sveta prístupnosti aj z mnohých iných zdrojov.

 

Chcem odoberať newsletter

* indicates required

Začiarknutím potvrďte

Z odberu sa môžete kedykoľvek odhlásiť kliknutím na odkaz v päte e-mailu. Informácie o ochrane osobných údajov nájdete po kliknutí na stránku Zásady ochrany osobných údajov.

Na prihlásenie sa k odberu newslettera používam službu Mailchimp. Kliknutím na tlačidlo Prihlásiť potvrdzujete, že vaše údaje budú odoslané Mailchimpu na spracovanie.Viac zistíte tu (anglicky).


Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.