V tomto článku ponúkam krátky tip pre prepisovateľov alebo tých, ktorí píšu texty, v ktoých sa pravidelne opakuje dlhší reťazec textu, a kvôli rýchlosti nie je žiaduce zapisovať ho znova a znova.
Funkcia „Hľadať a nahradiť“
Ked prepisujem napríklad podcast alebo hocijaký iný záznam, kde sú viacerí rečníci, ich mená nezapisujem vždy celé, ale píšem si ich iba iniciálami. Do požadovanej podoby ich potom dávam hromadne cez funkciu „Hľadať a nahradiť“. Povedzme, že chcete nahradiť skratku „MD:“ za Michaela Dlhá, Technológie bez zraku“. Ako na to?
- Stlačíte skratku CTRL+H.
- Do prvého editačného poľa zapíšete hľadaný reťazec, v tomto prípade „MD:“ bez úvodzoviek.
- Do druhého zasa text, ktorý ho má nahradiť, teda „Michaela Dlhá, Technológie bez zraku:“ tiež bez úvodzoviek.
- Ak potrebujete nahradiť len prvý výskyt, stlačíte tlačidlo Nahradiť, ak chcete nahradiť všetky nájdené, Nahradiť všetky.
Také jednoduché to je. Ja ale napríklad pri prepisoch podcastov používam rečníkov naformátovaných tučným fontom. Aj to sa dá cez funkciu „Hľadať a nahradiť“ dosiahnuť.
Stačí preskúmať voľby, ktoré nájdete pod tlačidlom Ďalšie možnosti:
- Rozlišovať malé a veľké písmená – veľmi užitočná funkcia, ktorá po prvé vyhľadá len reťazec s požadovanou kombináciou malých a veľkých písmen, po druhé presne nahradí text tak, ako ho vy zapíšete.
- Hľadať iba celé slová – ak túto možnosť nezačiarknete, tak napríklad ak by ste hľadali slovo „áno“, nájde výskyt aj v slovách ako „vánok“, „stánok“ či „spánok“.
- Tiež viete nastaviť, aby vyhľadávanie rozlišovalo predponu a príponu a ignorovalo inteprunkciu a prázdne znaky.
- Ďalej narazíte na tlačidlo Formát, kde presne naformátujete nahrádzaný text. Nájdete tu možnosti ako písmo, odsek, tabulátory, rám, štýl, jazyk a podobne.
- Cez tlačidlo alebo podponuku Špeciálne môžete vyhľadávať špeciálne znaky ako medzery, zlomy stĺpcov, riadkov, sekcií, pomlčky a iné.
Možnosti automatických opráv
Táto funkcia sa hodí, ak napríklad píšete častejšie adresy, telefónne číslo, e-mailovú adresu a nechce sa vám ich zakaždým písať ručne.
Postup je jednoduchý:
- Vo Worde aktivujete kartu Súbor > Možnosti.
- Tabulátorom prejdete na záložku Kontrola pravopisu a gramatiky.
- Vyhľadáte a aktivujete tlačidlo Možnosti automatických opráv.
- Uvidíte dve editačné polia. Do prvého „Nahradiť“ zapíšete reťazec, ktorý poslúži ako zástupný text napríklad <adr:>. Do poľa „Čím“ zadáte text, ktorým zástupný text Word nahradí, v tomto prípade teda svoju adresu.
- Ak potrebujete nastaviť výnimky, urobíte tak cez rovnomenné tlačidlo.
- Pre uloženie stlačíte tlačidlo Pridať.
- Záložku zatvoríte tlačidlom OK a rovnako tak celú sekciu Možnosti.
Odteraz ak vo Worde napíšete zvolený zástupný reťazec, Word ho okamžite nahradí za vami definovaný text. Môžete si tak urýchliť prácu pri vypisovaní napríklad pracovných zmlúv.
Záver
Tak ako? Podarilo sa? Napíšte mi na Facebooku,, Twitteri,, e-mailom alebo do komentárom pod článkom.