Aplikácií na zapisovanie si pripomienok a úloh či nákupných zoznamov je nepochybne viac ako dosť. Nie všetky sú však užívateľsky prístupné pre používateľov čítača obrazovky. Preto v tomto článku predstavím jednu, ktorá sa mi osvedčila, a to Microsoft To Do.
Jej výhodou je to, že je multiplatformná a úplne prístupná ako pre mobilné telefóny so systémom Android, tak aj pre počítače s Windowsom.
Stiahnutie a inštalácia
Ako prvé zmienim to, že na používanie aplikácie musíte mať najprv zriadené konto v spoločnosti Microsoft. Slúži na prihlásenie sa a môžu to byť napríklad prístupové údaje do aplikácie Skype.
Microsoft To Do stiahnete štandardne v Obchode Play pre mobilné telefóny a v Microsoft Store pre počítače. Nie sú potrebné žiadne inštalačné súbory.
Inštalácia do mobilného telefónu je jednoduchá, no popíšem podrobnejšie postup inštalácie do počítača.
- Otvoríte Microsoft Store. Najjednoduchšie tak, že spustíte klávesom Windows ponuku Štart a do editačného poľa napíšete „Microsoft Store“. Výsledok potvrdíte klávesom Enter.
- Stláčaním Tabulátora nájdete tlačidlo hľadať, do editačného poľa zadáte „Microsoft To do“ a potvrdíte.
- Otvorí sa zoznam výsledkov. Tabulátorom alebo šípkami doľava a doprava nájdete požadovanú aplikáciu a potvrdíte.
- Dostanete sa na prehľad o samotnej aplikácii – vydavateľ, počet hodnotení, popis. Tu sa takisto stláčaním Tabulátora presuniete na tlačidlo Získať a to aktivujete Enterom. Inštalácia potom prebehne už bez nejakej nutnej intervencie z vašej strany.
Aplikáciu v počítači nenájdete na pracovnej ploche, najrýchlejšie ju vyhľadáte cez ponuku Štart a môžete si ju pripnúť na panel úloh.
Pri prvom spustení sa musíte, ako som už spomenula, prihlásiť pomocou konta Microsoft. Čítač všetko korektne číta.
Prostredie aplikácie
Mobilný telefón
Po spustení aplikácie v mobilnom telefóne sa ocitnete na hlavnej obrazovke, ktorá je rozdelená na tri časti.
Vo vrchnej časti sa nachádzajú dva prvky. Prvým je informácia o konte, s ktorým ste v aplikácii prihlásení, a druhým vyhľadávanie.
V strednej najväčšej časti sa potom nachádzajú zoznamy s úlohami. Pozor, nie sú to jednotlivé úlohy, ale kategórie úloh. Až po otvorení kategórie / zoznamu sa dostanete na konkrétny výpis úloh, ktoré ste do nej pridali.
V spodnej časti sú takisto dve tlačidlá – Nový zoznam a Vytvoriť skupinu.
Počítač
V počítači je štruktúra aplikácie iná. Prostredie je rozdelené na dve časti, a to ľavú a pravú. V ľavej časti nájdete takzvaný Bočný panel. Ten obsahuje všetky zoznamy úloh a takisto možnosti spravovania konta či zoznamov. Po stlačení klávesu Enter na danej kategórii sa v pravej časti zobrazia úlohy patriace do vybraného zoznamu.
Pridanie úlohy
Všeobecne platí, že úlohu pridávate do predvoleného zoznamu alebo si vytvoríte vlastný, čo popíšem neskôr. Pripravené zoznamy či v mobilnom telefóne, alebo v počítači sú nasledovné:
- Môj deň – tu si môžete pridať úlohy, ktoré máte priradené na dnešný deň,
- Naplánované – úlohy s presne daným termínom dokončenia,
- Dôležité – pokiaľ úlohe pridáte príznak „dôležitá“, zobrazí sa v tomto zozname úloh,
- Priradené vám – sem sa pridajú úlohy, ktoré vám priradí niekto druhý,
- Úlohy – sem pridávate úlohy bez žiadneho atribútu. Je to akoby inbox, kde zapisujete všetko, čo vám počas dňa napadne. Ja osobne inbox nepoužívam.
Príklad
Povedzme, že chcete pridať úlohu „Predĺžiť si členské v knižnici“. Viete, že vám platí do konca februára. Vzhľadom na to, že úloha má termín dokončenia, pridáte ju do zoznamu Naplánované.
V mobilnom telefóne
- Otvoríte aplikáciu To Do.
- Švihaním prsta sa dostanete na zoznam Naplánované a dvojitým poklepaním ho otvoríte.
- Prejdete na tlačidlo Pridať úlohu. Nachádza sa v pravom dolnom rohu obrazovky. Potvrdíte ho poklepaním.
- Dostanete sa na obrazovku pre pridávanie úlohy, konkrétne do editačného poľa, kde napíšete text, v našom prípade „Predĺžiť si členské v knižnici“. Po zadaní textu sa švihaním prsta presúvate na ďalšie možnosti:
- Pridať úlohu – po potvrdení sa úloha pridá s termínom dokončenia v deň, keď úlohu pridávate.
- Termín dokončenia dnes – dvojitým poklepaním na toto tlačidlo sa dostanete na výber dátumu dokončenia. Predvolene si môžete vybrať zo štyroch možností – dnes, zajtra a budúci týždeň v pondelok. Poslednou voľbou je vybrať dátum. Otvorí sa kalendár, kde švihaním prsta vyberáte dátum, ktorý potrebujete. Výber potvrdíte poklepaním.
- Odstrániť termín dokončenia – ak sa rozhodnete, že úloha žiadny pevný termín dokončenia nemá.
- Pripomenúť mi – princíp pridávania je ten istý ako pri dátume dokončenia, avšak slúži len na pripomenutie dátumu dokončenia úlohy. Po potvrdení dátumu sa dostanete aj na výber času pripomienky.
- Opakovať – slúži na nastavenie periodicity opakovania a pripomínania úlohy.
- Po nastavení všetkých príznakov potvrdíte tlačidlo Pridať úlohu, ktoré sa nachádza napravo od editačného poľa.
V počítači
- Po otvorení aplikácie z bočného panela šípkami hore a dolu vyberiete zoznam, do ktorého chcete pridať úlohu a ten potvrdíte.
- Cez skratku CTRL+N sa dostanete do editačného poľa, kde vpíšete text úlohy. Ak nechcete k úlohe nič pridať, stlačením klávesa Enter úlohu pridáte.
- Aj v počítači môžete úlohe nastaviť niekoľko atribútov, pohybujete sa po nich stláčaním klávesa Tabulátor:
- Vybrať zoznam – môžete dodatočne zmeniť zoznam, do ktorého úlohu pridávate.
- Dnes – trošku nešťastne pomenovaný termín dokončenia. Po potvrdení Enterom sa dostanete do zoznamu predvolených možností – dnes, zajtra, budúci týždeň pondelok, vybrať termín dokončenia a odstrániť termín dokončenia. Po potvrdení vybrať dátum sa ocitnete v kalendári, kde sa Tabulátorom presuniete na zobrazenie dní v mesiaci. Šípkami vyberiete dátum a Enterom ho potvrdíte.
- Upozorniť ma – pripomienka termínu dokončenia. Dátum zadáte takisto ako dátum dokončenia. Čas sa zobrazí formou tlačidla. Po jeho potvrdení môžete šípkami hore a dolu vybrať čas a ten potom potvrdíte klávesom Enter.
- Opakovať – možnosť nastaviť opakovanie úlohy.
- Označiť ako dôležité pridá úlohe príznak dôležitosti a zároveň ju zaradí aj do zoznamu Dôležité.
V mobilnom telefóne pred úlohou a v počítači za ňou je začiarkávacie políčko s označením Nedokončená úloha. Po dvojitom poklepaní respektíve stlačení Entera na tomto políčku úlohu označíte ako splnenú a tým sa buď presunie do spodnej časti obrazovky, alebo skryje podľa vašich nastavení.
Pridanie ďalšieho kroku, súboru, prílohy k úlohe
Pri zapisovaní úlohy aplikácia ani v mobilnom telefóne, ani v počítači neumožňuje pridanie čiastkovej úlohy alebo nasledujúceho kroku. To znamená, že napríklad nákupný zoznam tak ľahko nevytvoríte. Takisto k nej nemôžete pridávať súbory či iné prílohy. Viete tak urobiť až po zobrazení už zapísanej úlohy.
V mobilnom telefóne dvojitým poklepaním otvoríte konkrétnu úlohu. Dostanete sa na obrazovku, kde je zobrazený text úlohy, kategória, v ktorej je úloha zaradená a všetky priradené príznaky – termín dokončenia a podobne.
Obsahuje však aj nasledujúce možnosti:
- Pridať do zobrazenia Môj deň – po poklepaní na túto možnosť presuniete úlohu do zoznamu s položkami na dnes.
- Pridať súbor – možnosť doplniť k úlohe súbor, ktorý sa k nej vzťahuje. Napríklad ak potrebujete zaplatiť faktúru, môžete si ju k úlohe pridať.
- Príloha k úlohe – sem zapisujete dodatočné poznámky k úlohám. Neviem prečo, ale v súčasnosti sa to volá zrejme E-mail renderer.
V počítači je postup oveľa jednoduchší. Po otvorení aplikácie si z bočného panela šípkami hore a dolu vyberiete zoznam a v ňom konkrétnu úlohu. V nej sa Tabulátorom presúvate až na editačné pole Pridať krok. Do neho vpíšete text a stlačíte Enter. Tým istým spôsobom pridáte aj poznámku k úlohe.
Ak chcete k úlohe priradiť súbor, otvoríte úlohu a Tabulátorom vyhľadáte tlačidlo Pridať súbor. To potvrdíte Enterom a v klasickom dialógu ho vyberiete.
Ak chcete úlohu niekomu prideliť, môžete napísať znak @ (zavináč) a meno kolegu, kamaráta alebo rodinného príslušníka.
Nový zoznam
Ak vám predvolené zoznamy nestačia, môžete si vytvoriť vlastný.
V počítači to urobíte absolútne jednoducho. Hneď po otvorení aplikácie To Do stačí stlačiť skratku CTRL+L, do editačného poľa zadať názov nového zoznamu a stlačiť Enter. Ak ho chcete upravovať, stlačíte na názve zoznamu Enter a Tabulátorom vyhľadáte Upraviť zoznam. Máme na výber tri možnosti – premenovať zoznam, vybrať si spôsob zoradenia úloh a vybrať motív – buď farbu, alebo fotografiu pozadia zoznamu.
V mobilnom telefóne sa tlačidlo Nový zoznam nachádza v spodnej časti obrazovky vľavo, prípadne sa naň dostanete švihaním prsta. Po potvrdení sa ocitnete v editačnom poli pre názov zoznamu. Pod ním sú pod sebou dve možnosti pre výber pozadia. Prvá rozbalená možnosť je farba a druhou je fotografia. Farby pozadia aj v počítači, aj v mobilnom telefóne čítač korektne číta.
Pod nimi sa ešte nachádzajú dve tlačidlá, a to vľavo Zrušiť a vpravo Vytvoriť zoznam. Je jednoduchšie naučiť sa, kde ich nájdete, pretože švihaním prsta to trvá dlho. Musíte sa totiž prešvihať všetkými možnými farbami. Poklepaním potvrdíte tlačidlo Vytvoriť zoznam a máte hotovo.
Ak chcete niektorý zoznam zdieľať napríklad s rodinou alebo v práci s kolegami, použijete na to tlačidlo Zdieľať zoznam, v počítači Priradiť k. Vytvorí sa prepojenie, ktoré cez tlačidlo Zdieľať s… môžete poslať kontaktom cez rôzne komunikačné kanály. Podmienkou je, aby mali všetci pozvaní konto Microsoft. Po potvrdení tlačidla Kopírovať sa odkaz skopíruje do vašej schránky.
Skupiny zoznamov
Pokiaľ spravujete napríklad vpráci či v osobnom živote niekoľko projektov, pre ktoré máte vytvorené zoznamy úloh, možno sa vám bude hodiť aj možnosť roztriediť ich ešte do skupín.
Tlačidlo Vytvoriť skupinu sa nachádza v mobilnom telefóne na hlavnej obrazovke aplikácie úplne vpravo dole.
Po jeho potvrdení sa dostanete do editačného poľa, kde zapíšete názov skupiny. Potvrdíte tlačidlo Vytvoriť skupinu. Do nej potom môžete pridávať zoznamy, ktoré budú obsahovať ďalšie úlohy.
V počítači po otvorení Microsoft To Do vyhľadáte Tabulátorom tlačidlo Vytvoriť skupinu, potvrdíte ho a do editačného poľa zadáte jej názov. Akciu potvrdíte klávesom Enter.
Zoznam do skupiny zaradíte tak, že na ňom vyvoláte kontextovú ponuku a z nej vyberiete Nový zoznam, alebo vyvoláte kontextovú ponuku na zozname a zvolíte možnosť Premiestniť zoznam do skupiny.
Zmena konta, nastavenia
Vo vrchnej časti obrazovky aplikácie v mobilnom telefóne nájdete informáciu, s akým kontom ste v aplikácii prihlásení. V počítači je to hneď prvá položka bočného panela. Po jej potvrdení (dvojitom poklepaní respektíve stlačením Entera) sa otvoria možnosti:
- Pridať konto,
- Spravovať konto – tu sa môžete buď odhlásiť, alebo pridať nové konto
- a Nastavenia.
V nastaveniach môžete meniť všetky predvoľby týkajúce sa zobrazenia zoznamov, úloh, toho, či chcete tmavý alebo svetlý režim, prípadne použiť režim zariadenia. Ďalej či chcete dostávať pripomenutia na naplánovanie si dňa, či povolíte pridávanie úloh z panela oznámení.
Môžete povoliť alebo zakázať prehrávanie zvuku pri dokončení úlohy. Takisto je možné povoliť alebo zakázať aktivitu v zdieľanom zozname. Jednotlivé voľby potvrdzujete poklepaním na začiarkávacie pole.
Záver
Aplikácia Microsoft To Do je vhodná na štruktúrované zapisovanie si poznámok. Výhodou je absolútna prístupnosť ako v mobilnom telefóne, tak aj v počítači. Môžete ju tak používať na rôznych zariadeniach a ona sa automaticky synchronizuje. Nevýhodou môže byť práve tá štruktúra. Bez zaradenia úlohy do nejakého zoznamu ju jednoducho nepridáte, čo v niektorých situáciách môže zdržovať.
Prečítajte si doplňujúci článok o tom, Ako využívať Microsoft To Do naplno.
Ak sa chcete niečo spýtať, píšte na Facebooku, Twitteri, e-mailom alebo do komentárov pod článkom. Nezabudnite sa prihlásiť aj na odber každomesačného newslettera.