Prípadová štúdia – Prístupná a škálovateľná Správa financií

Správa financií je pre mnohých štruktúrovaných ľudí veľmi podstatnou oblasťou života. Na trhu existuje nepreberné množstvo aplikácií, ktoré to zvládnu pomerne rýchlo a jednoducho, ale nie prístupne. Preto som svojmu klientovi vytvorila multiplatformný, jednoduchý, ale komplexný a úplne prístupný nástroj.

1. Východiskový stav

Klient pôvodne používal program v počítači, ktorý bol síce prístupný, ale mal veľkú nevýhodu – fungoval len lokálne. Ak chcel zapísať nákup v obchode, musel si ho pamätať alebo si robiť poznámky do inej aplikácie a tie potom prepisovať ručne. Chýbala mu sloboda a okamžitý prehľad o peniazoch priamo v teréne.

Cieľom bolo vytvoriť systém, ktorý funguje v mobile aj na počítači (Android, iOS, Windows). Musí byť na 100 % prístupný čítačom obrazovky na akejkoľvek platforme, ovládnuteľný pomocou klávesnice alebo bežných dotykových gest na mobilnom telefóne a dostupný kedykoľvek.

2. Požiadavky klienta

• Jednoduchosť použitia aj na mobilnom zariadení, aby nemusel kvôli správe financií nutne používať počítač.
• Rozdelenie na príjmy a výdavky tak, aby bolo zrejmé, ktorý záznam kam patrí.
• Vlastné kategórie, pretože tie najpoužívanejšie spomenuté nižšie v texte nedostačovali pre jeho potreby.
• Ľahký prístup k celkovým príjmom, výdavkom, zostatku a príjmom a výdavkom aj z jednotlivých kategórií, aby bolo všetko prehľadné a štrukturované.
• Jednoduché analýzy, teda možnosť porovnávať príjmy, výdavky a zostatky za mesiac, štvrťrok, polrok a rok.

3. Použité nástroje

Rozhodla som sa využiť cloudový balík Google Workspace. Tento ekosystém je vo svojej podstate multiplatformný a po správnom nastavení aj plne prístupný pre asistenčné technológie.

3.1 Inteligentný formulár: Zápis do 30 sekúnd

Takzvanú vstupnú bránu do finančného denníka tvorí jednoduchý formulár. Navrhla som ho tak, aby používateľa nič nezdržiavalo:

• Jasné poradie – formulár vás vedie krok za krokom. Najprv zadáte dátum a sumu, potom vyberiete typ transakcie (príjem/výdavok) a nakoniec zvolíte kategóriu. Tieto otázky som nastavila ako povinné, aby ich tabuľka dokázala korektne spracovať. Kategóriu môžete ešte špecifikovať v nepovinnej poznámke. Pre každý záznam slúži nový formulár, aby ste sa nezamotali v jednotlivých sekciách.
• Zmysluplné kategórie – navrhla som hlavné, bežne používané skupiny ako Potraviny, Bývanie či Doprava. Systém tak ostáva prehľadný, no zároveň detailný. Každý záujemca môže navyše dostať formulár upravený presne na mieru svojim potrebám. Ani jedna časť formulára totiž nie je nemenná.

3.2 Tabuľka: Prehľadný archív a mozog systému

Vstupné dáta z formulára agreguje komplexná tabuľka, ktorá sa o všetky výpočty stará úplne sama. Pozostáva z viacerých hárkov. Každý z nich má svoju nezastupiteľnú funkciu.

• Prehľad – na tomto mieste vidíte výsledky. Po zadaní počiatočného vkladu si stačí vybrať mesiac a rok. Tabuľka k nemu okamžite pripočíta príjmy, odpočíta výdavky a ukáže vám presný zostatok, ktorý máte práve v peňaženke či na účte. Nastavená je na 10 rokov. Takisto vidíte aj príjmy a výdavky v jednotlivých kategóriách.
• Analýza – ponúka možnosť robiť uzávierky za ľubovoľné obdobie (mesiac, štvrťrok, rok). Tabuľka tiež automaticky identifikuje vaše najvýraznejšie kategórie v príjmoch aj výdavkoch.
• Odpovede z formulára – tu nájdete históriu všetkých záznamov prehľadne pod sebou. Ak urobíte pri zadávaní chybu, na tomto hárku ju môžete kedykoľvek odstrániť a poslať do formulára opravený záznam. Všetko je usporiadané tak, aby čítač obrazovky čítal text logicky a v správnom poradí.

4. Univerzálne riešenie pre každého

Tento systém nie je len „pomôcka“ určená pre nevidiacich používateľov. Ide o plnohodnotný nástroj na digitálnu správu peňazí pre kohokoľvek bez ohľadu na znevýhodnenie. Môže slúžiť ako pomoc pri vedení podnikania (sama ho budem využívať), ale ponúkne aj prehľad o rodinnom rozpočte.

Najvýraznejšie benefity:

• Prístupnosť a nezávislosť – systém som vyladila pre nevidiacich používateľov, vďaka čomu vznikol mimoriadne čistý a logický nástroj pre kohokoľvek. Veľkým benefitom je plná autonómia – už pri spätnej kontrole zostatku alebo príjmov a výdavkov nepotrebujete asistenciu vidiaceho človeka.
• Jednoduchosť nasadenia – nie je potrebné inštalovať žiadne zložité aplikácie. Stačí mať v mobile uložený odkaz na formulár a môžete začať zapisovať. Je to rýchle, intuitívne a dostupné okamžite.
• Dostupnosť a synchronizácia – dáta sú v cloude. Nákup zapíšete na mobile v obchode a doma si pozriete podrobnú analýzu na veľkom monitore. Synchronizácia prebieha okamžite. Formulár môžete vyplniť aj v prípade, že ste offline, dáta sa po pripojení na internet synchronizujú aj dodatočne.
• Bezpečnosť – dôležité vzorce som uzamkla. Nemusíte sa báť, že si niečo neúmyselne vymažete. Systém je stabilný a pripravený na dlhoročné používanie.
• Škálovateľnosť – ako som spomenula, formulár aj tabuľku je možné upraviť na mieru po vizuálnej, obsahovej aj prístupnostnej stránke. Celý produkt dokážem vyladiť podľa individuálnych potrieb konkrétneho používateľa a ak ste zručnejší, dokážete to aj sami.
• Vlastníctvo a súkromie – každá kópia takéhoto systému bude patriť vám, nebude moja.

Záver

Vytvorila som nástroj, ktorý vracia používateľovi kontrolu do rúk. Klient už nie je viazaný na jeden počítač doma. Má moderný, bezpečný a plne prístupný systém, ktorý šetrí čas a dáva mu slobodu a prehľad o financiách, ktorý požaduje.

Najlepšie na tom je, že systém budem sama využívať. Nenúti ma totiž otvárať tabuľky, hľadať poslednú položku a zložito do buniek zapisovať údaje. Skrátka vyplním formulár a hotovo – výsledky nájdem v tabuľke.

Mali by ste záujem o podobný systém prispôsobený vám na mieru? Ozvite sa a môžeme ho poladiť v Technoporadni.

Ste aj vy podobní detailisti? Ako si evidujete financie? Inšpirujme sa na Facebooku, vo FB skupine Technológie bez zraku, alebo mi môžete napísať e-mail, či nechať komentár pod článkom. Nájdete ma tiež na sociálnej sieti LinkedIn.

PS: Podpora sa naozaj cení. Ďakujem.